Le vocabulaire des réunions : ordre du jour, compte rendu, procès-verbal…

Avec les entreprises, associations ou administrations de la Côte d'Ivoire (Afrique de l'Ouest, premier producteur mondial de cacao), les réunions formelles se tiennent presque toujours en français, et les documents qui les précèdent et les suivent aussi. Pour un partenaire asiatique, connaître le nom et le vocabulaire de ces documents permet de distinguer ce qui relève du simple aide-mémoire de ce qui a une valeur officielle. Cette fiche en dresse l'inventaire.

Avant la réunion : convocation et ordre du jour

Terme	Explication
avis de convocation	Généralement accompagné de l'ordre du jour ; l'envoi en pièce jointe d'un courriel est admis
projet d'ordre du jour	Tant qu'il n'a pas été adopté en début de séance, l'ordre du jour n'est qu'un projet
ordre du jour	Liste des points à traiter pendant la réunion
séance ordinaire / extraordinaire	L'ordre du jour d'une séance extraordinaire ne peut plus être modifié
questions diverses	En séance ordinaire, permet d'ajouter de nouveaux sujets

Un ordre du jour type suit à peu près cet ordre : ouverture de la séance, adoption de l'ordre du jour, approbation du procès-verbal de la séance précédente, examen des points un à un, questions diverses, date et lieu de la prochaine séance, levée (ou clôture) de la séance.

Pendant la réunion : les verbes à connaître

adopter l'ordre du jour : on adopte l'ordre du jour, mais on approuve le procès-verbal ; les deux verbes ne sont pas interchangeables.
approuver le procès-verbal : celui de la séance précédente.
le quorum : lorsque les statuts en prévoient un, il faut d'abord vérifier qu'il est atteint.
Il est proposé que… / Il est décidé que… : formules consacrées pour consigner propositions et décisions dans un procès-verbal.
à l'unanimité / à la majorité : modes d'adoption d'une décision.

Après la réunion : compte rendu ou procès-verbal ?

L'anglais emploie un seul mot, minutes, là où le français distingue deux documents :

	compte rendu (c. r.)	procès-verbal (PV, P.-V.)
Nature	Aide-mémoire interne résumant discussions et décisions	Document officiel, souvent exigé par les règlements
Forme	Plus souple : listes à puces ou style télégraphique possibles	Forme fixe, qui suit l'ordre du jour point par point
Contenu	Lieu, date, participants, ordre du jour, points essentiels par sujet, heure de levée, rédacteur	En plus : liste des présents et des absents, quorum, président et secrétaire, proposeur et appuyeur, résultats des votes
Suites	N'a pas à être approuvé à la séance suivante	Généralement approuvé à la séance suivante et signé par le président et/ou le secrétaire

Le procès-verbal se rédige au présent, de manière impersonnelle, sur un ton objectif et neutre. L'Office québécois de la langue française (OQLF) rappelle en outre que minutes et varia sont des emplois déconseillés, à remplacer par procès-verbal et questions diverses, et que dresser un procès-verbal désigne un acte d'autorité, comme la constatation d'une infraction, et non la rédaction du compte rendu d'une réunion.

Ces usages proviennent des normes du Québec et de l'administration fédérale canadienne ; les habitudes peuvent varier d'une institution à l'autre. Pour les documents officiels, mieux vaut suivre le modèle fourni par l'interlocuteur.

Formules utiles pour présider ou participer

Je déclare la séance ouverte.
Avez-vous des modifications à apporter à l'ordre du jour ?
Je propose d'ajouter ce point aux questions diverses.
Pourriez-vous m'envoyer le compte rendu de la réunion ?
La séance est levée.

Lorsqu'on représente la partie étrangère, vérifier à l'issue de la réunion qui rédige le procès-verbal, quand il sera envoyé et qui l'approuvera rend le suivi beaucoup plus clair.

En un mot, pour les équipes asiatiques

Un procès-verbal reçu doit être relu attentivement, car il pourra servir plus tard de référence officielle ; le compte rendu, lui, est un bon outil pour s'assurer d'une compréhension commune, et en envoyer un de sa propre initiative est toujours apprécié.

Sources : OQLF : Rédaction d'un ordre du jour ; OQLF : Rédaction d'un procès-verbal ; OQLF : Rédaction d'un compte rendu ; Our Languages (gouvernement du Canada) : Why do minutes count?